POLITYKA PRYWATNOŚCI SYSTEMU FORMY
Wersja robocza 1.0 — 1 listopada 2026 r.
1. Administrator
Administratorem danych jest Jakub Gabriel, osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną, adres: ul. Kazimierza Wielkiego 4/28, 14-260 Lubawa, Polska. Kontakt: pomoc@systemformy.com.pl; ogólny kontakt: kontakt@systemformy.com.pl.
2. Zakres danych
W zależności od korzystania ze strony mogą być przetwarzane: imię i nazwisko lub imię, adres e-mail, numer telefonu (jeżeli podany), profil społecznościowy wskazany do kontaktu, dane zamówienia, identyfikator płatności Stripe, historia korespondencji, odpowiedzi na ankiety, informacje o treningu i postępach, pomiary, zdjęcia i nagrania oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony.
Dane dotyczące zdrowia, np. informacje o urazach, dolegliwościach, przeciwwskazaniach lub chorobach, są szczególną kategorią danych. Administrator stara się ograniczać ich zakres do minimum i przetwarza je tylko w zakresie niezbędnym do bezpiecznej realizacji usługi oraz po uzyskaniu właściwej podstawy prawnej, w szczególności wyraźnej zgody, jeżeli to ona jest stosowana.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Obsługa zapytania i formularza przed zakupem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie zmierza do umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa korespondencji |
| Zawarcie i wykonanie umowy, plan, monitoring, raporty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Dane o zdrowiu potrzebne do bezpiecznego planu | art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda, gdy ta podstawa jest stosowana, w związku z właściwą podstawą z art. 6 RODO |
| Płatności i potwierdzenie transakcji | art. 6 ust. 1 lit. b i/lub c RODO, zależnie od obowiązku |
| Obowiązki podatkowe i rachunkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Reklamacje, obrona i dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub inna właściwa podstawa prawna |
| Marketing e-mail/SMS/telefon | odrębna zgoda, jeżeli wymagana przepisami o komunikacji elektronicznej i ochronie danych |
| Statystyka i reklama za pomocą opcjonalnych cookies/pikseli | zgoda użytkownika przed uruchomieniem technologii, zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej i RODO |
| Publikacja wizerunku klienta | odrębna, dobrowolna zgoda na konkretny sposób i kanały publikacji oraz właściwa podstawa przetwarzania danych |
4. Formularze i ankiety
Formularz zgłoszeniowy służy obsłudze zapytania i nie zapisuje automatycznie do marketingu. Po zakupie ankieta startowa i raporty są wykorzystywane do przygotowania i realizacji wybranej usługi. Administrator nie zbiera szczegółowej dokumentacji medycznej, jeśli nie jest konieczna.
5. Zdjęcia, nagrania i wizerunek
- Zdjęcia i nagrania przesłane do monitoringu, oceny postępów lub kontroli techniki są materiałem obsługowym klienta i nie są automatycznie publikowane.
- Materiały do realizacji usługi są przechowywane w prywatnym obszarze infrastruktury Cloudflare R2, a ich identyfikatory i powiązania z klientem mogą być przechowywane w Cloudflare D1. Dostęp administracyjny ma wyłącznie Administrator.
- Publikacja zdjęć/nagrań klienta w social mediach wymaga osobnej, dobrowolnej zgody wskazującej konkretne platformy i cel. Zgoda nie jest warunkiem zakupu ani współpracy.
- Wycofanie zgody powoduje zaprzestanie dalszego wykorzystywania i usunięcie materiału z kanałów kontrolowanych przez Administratora w rozsądnym terminie, z uwzględnieniem ograniczeń technicznych platform i kopii, na które Administrator nie ma wpływu.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi strony, płatności i usług, w szczególności:
- Cloudflare — infrastruktura strony, bazy D1 i przechowywanie plików R2;
- Stripe — operator płatności i obsługa transakcji;
- dostawca poczty elektronicznej używany przez Administratora — obsługa wiadomości;
- dostawca narzędzia analitycznego — po jego wyborze i uruchomieniu za zgodą;
- dostawca piksela reklamowego — po jego wyborze, audycie i uruchomieniu za zgodą;
- platformy społecznościowe, na których Administrator prowadzi profile i publikuje materiały za zgodą osoby, której wizerunek jest używany.
Przed publikacją tej polityki Administrator musi sprawdzić dokładną listę dostawców, ich aktualne nazwy prawne, role, umowy powierzenia, podwykonawców i ewentualne transfery poza EOG. Nie należy pozostawiać narzędzia analitycznego ani piksela aktywnego przed wdrożeniem mechanizmu zgody.
7. Transfer poza EOG
Niektórzy dostawcy infrastruktury, płatności, analityki lub reklam mogą korzystać z podwykonawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli dochodzi do transferu, Administrator zapewnia wymagany prawem mechanizm transferowy, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, oraz stosuje wymagane zabezpieczenia. Dokładny mechanizm dla każdego dostawcy zostanie wskazany po audycie jego dokumentacji.
8. Okresy przechowywania
- Zgłoszenia bez zakupu: usuwane na bieżąco po zakończeniu obsługi. Jeśli usunięcie nie jest technicznie możliwe od razu, najpóźniej w ciągu 30 dni od zamknięcia zgłoszenia; dłużej tylko, jeśli wynika to z prawa lub jest niezbędne do obrony roszczeń.
- Ankieta startowa, raporty, pomiary i materiały do kontroli techniki: przez okres współpracy oraz 6 miesięcy po jej zakończeniu, a następnie usunięcie lub trwała anonimizacja, chyba że konkretny materiał trzeba zachować z przyczyn prawnych lub dla obrony roszczeń.
- Zdjęcia do monitoringu: jak wyżej — okres współpracy plus 6 miesięcy.
- Zdjęcia/wizerunek opublikowane na podstawie zgody: do wycofania zgody lub zakończenia uzgodnionego celu; Administrator zaprzestanie dalszej publikacji i usunie materiały z kanałów, nad którymi ma kontrolę, z uwzględnieniem ograniczeń platform i kopii osób trzecich.
- Dane transakcyjne i dokumenty podatkowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat liczonych według właściwych zasad od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Reklamacje i roszczenia: przez okres niezbędny do rozpatrzenia sprawy i przedawnienia roszczeń.
- Cookies/analityka/reklama: zgodnie z okresem życia danego pliku i konfiguracją dostawcy; konkretne nazwy i okresy będą wymienione w tabeli cookies po audycie strony.
9. Prawa osoby
Osobie przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych — jeśli ma zastosowanie — sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, wycofania zgody w dowolnym momencie oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski należy kierować na pomoc@systemformy.com.pl.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania. Usunięcie danych może być ograniczone, jeżeli Administrator ma obowiązek prawny ich zachowania lub potrzebuje ich do obrony roszczeń.
10. Dobrowolność danych
Podanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do obsługi zgłoszenia lub umowy. Podanie informacji o zdrowiu i przesłanie zdjęć/nagrań jest dobrowolne, lecz odmowa może uniemożliwić bezpieczne przygotowanie lub wykonanie konkretnego elementu usługi.
11. Zautomatyzowane decyzje
Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Narzędzia analityczne/reklamowe mogą tworzyć statystyki lub segmenty odbiorców po wyrażeniu zgody — konfiguracja i zakres wymagają audytu.
12. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka, m.in. ograniczenie dostępu, silne uwierzytelnianie, oddzielenie danych operacyjnych, kontrolę dostępu do D1/R2, aktualizacje, kopie zapasowe i procedurę reagowania na incydenty. Dostęp do danych klientów jest ograniczony do Administratora.
13. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany narzędzi, procesów lub prawa. Aktualna wersja jest publikowana na stronie.